Smanjenje troškova kroz optimizaciju flote uređaja i usluga
Alca Zagreb d.o.o. je privatna tvrtka osnovana 1990. godine, a pruža usluge prodaje, logistike i upravljanja financijskim rizikom. Ima preko 1.000 zaposlenih i posluje s godišnjim prigodima od oko milijun kuna.
Sjedište Alce Zagreb d.o.o. je u Zagrebu, a preko centralnog logističkog skladišta u Svetoj Heleni i regionalnih skladišta u Kukuzovcu (Sinj) i Pleternici (Slavoniji) distribuira proizvode široke potrošnje poznatih svjetskih robnih marki. U Hrvatskoj dostavljaju robu svojih partnera na više od 12.000 prodajnih mjesta od velikih supermarketa do kioska na otocima.
Xenon forte surađuje s Alcom od 2010. godine, najprije kroz prodaju uređaja, a 2020. pruduljuje uspješnu suradnju kroz kompletnu uslugu najma uređaja s ispisnim rješenjem MyQ.
Izazovi
Stari uređaji u vlasništvu korisnika, iako Kyocerini, već su bili dotrajali što je uzrokovalo česte kvarove i zastoje u ispisu. Istovremeno je decentralizirana nabava potrošnog materijala i usluge servisa predstavljala veliku potrošnju vremena i smanjenje produktivnosti zaposlenih u IT odjelu korisnika.
Za dio ispisa korišteni su matrični printeri. Uređaji su već bili dotrajali i predstavljali su visoki trošak.
Do sada se nije moglo pratiti dokumente po korisnicima i mjestima troškova zbog ćega se nije moglo ni pravodobno planirati nabavka novih uređaja, ali ni osigurati sigurnost ispisa.
Rješenja
Zamijenjeni su postojeći uređaji u vlasništvu novima prelaskom na uslugu najma. Zahvaljujeći praćenju uređaja Xenon forte-a IT odjel korisnika više nema potrebu voditi brigu o nabavi potrošnog materijala i održavanju, a korisnici uređaja nemaju problema sa čekanjem na ispis svojih dokumenata.
Nakon uvođenja MyQ i pračenja ispisa prebačen je i taj dio na laserske pisače. Time se ostvarila značajna ušteda sredstava. Na novim uređajima postavljena je usluga pračenja ispisa ćime je omogućen nadzor i praćenje toka dokumenata. Na većini uređaja uvedena je identifikacija korisnika čitačem kartica i na taj naćin povećana i sigurnost ispisa dokumenata. Sada se jasno može odrediti gdje je potrebno uvesti novi uređaj zbog povečane količine ispisa.
Rezultat
Suradnja započeta 2010. godine uspješno traje do danas. Dvije su tvrtke svoju suradnju nadogradile novom metodom koja uključuje cjelovitu uslugu najma uređaja s rješenjem za ispis MyQ, održavanje uređaja i nabavu potrošnog materijala.
Uređaji u vlasništvu korisnika su zamijenjeni uređajima pružatelja usluge čime se smanjio dio tereta korisnika oko servisa i nabave materijala i samih uređaja. Povećava se sigurnost ispisa i dokumenata, a praćenje količine ispisa omogućuje veću kontrolu nad troškovima. Zbog sve većih potreba, tijekom trajanja ugovora, broj iznajmljenih uređaja se stalno povećava, što povećava i količinu ispisa. Uređaji su instalirani na svim važnim lokacijama korisnika – Zagreb Žitnjak, Helena, Kelek, Kukuzovac, Požega, Osijek, Reka, Split, Dugopolje, Dubrovnik.
Izjava korisnika
“Nakon dugog niza godina uspješne suradnje između Alca Zagreb d.o.o. i Xenon forte d.o.o. prije dvije godine smo odlučili krenuti sa MyQ ispisnim rješenjem i najmom uređaja. Time smo smanjili troškove ispisa i povećali kvalitetu usluge. Izuzetno smo zadovoljni podrškom koja je promptna i automatizirana pošto više ne moramo brinuti o ispravnosti uređaja i nabavi potrošnog materijala. Sada imamo puno bolju kontrolu nad ispisanim dokumentima i djelatnici imaju veću fleksibilnost kada je u pitanju mogućnost ispisa. Ostvarene su značajne uštede, a kvaliteta usluge je porasla.”
Mario Dunatov, Head of IT system operations
Više informacija o poduzeću ALCA: https://www.alca.hr/.
